Vom Post-Frust zum eigenen Service
Von Anfang an hatten wir Probleme mit unserem Anbieter: Unsere Post kam verspätet bei uns an, obwohl sie täglich weitergeleitet werden sollte. Stattdessen erhielten wir vertrauliche Schreiben, die für andere Unternehmen bestimmt waren – und fragten uns, wo unsere eigene vertrauliche Post vielleicht landete. Für telefonische Rückfragen war oft niemand erreichbar. Wir sollten „eine E-Mail schreiben“.
Andere Anbieter – unter anderem in Berlin, Hannover und Erfurt – enttäuschten uns auf ähnliche Weise. Manch einer berechnete uns bei Fragen und gerechtfertigter Kritik jede Minute eines Telefongesprächs.
Weitere Wechsel auf gut Glück wollten wir uns aber ungern antun, schließlich zieht eine GmbH nicht einfach mit einem Nachsendeauftrag um. Jeder Umzug bedeutete Änderungen beim Notariat und in zahlreichen Schreiben und Verträgen. Deshalb entschieden wir schließlich: Wir bauen den Service, den wir uns wünschen, eben selbst.
Was uns wichtig ist: Geschäftsadressen im Fokus und echte Betreuung
Viele Geschäftsadressen werden von Coworking-Spaces angeboten. Dort liegt der Schwerpunkt aber meist auf Arbeitsplätzen, Büros und Besprechungsräumen. Die Bearbeitung der Geschäftspost läuft als zusätzliche Leistung nebenher.
Bei Spitzoffice machen wir die zuverlässige Postbearbeitung zu unserer Hauptaufgabe. Wir finden, wichtige Schreiben dürfen nicht mehrere Tage unbearbeitet liegen bleiben – die Fristen des Finanzamts sind mitunter kurz. Deshalb wird eingehende Post bei Spitzoffice an jedem Werktag sofort gescannt – und ist am selben Tag verfügbar.
Außerdem arbeiten wir an allen Standorten mit eigenem Personal – wir wollen, dass unsere Kund:innen echte Ansprechpersonen haben, die gut zu erreichen sind und für Fragen zur Verfügung stehen (übrigens ohne Abrechnung pro Minute). Wir vermitteln keine Adressen in fremde Coworking Spaces und lagern die Annahme und Digitalisierung der Post nicht an externe Dienstleister aus. So wissen wir, dass wir die Qualität sämtlicher Abläufe selbst in der Hand haben.
Hier gibt es uns schon – und hierhin kommen wir noch
Unser erster Standort befindet sich in Piding im Berchtesgadener Land. Hier gibt es auch die Möglichkeit, im einen Arbeitsplatz zu buchen – die Postbearbeitung läuft aber wie versprochen völlig unabhängig davon. Weitere Standorte in Berlin, Hamburg und München sind geplant.
Die Preise sind überall dieselben. Während viele Anbieter die Preise für „attraktivere“ Standorte in die Höhe schrauben, sind wir der Meinung: Du sollst deine Geschäftsadresse nach deinem Unternehmen, deiner Zielgruppe und deiner gewünschten regionalen Präsenz wählen können – nicht danach, wo dieselbe Leistung zufällig günstiger ist.
Das Virtual Office, das wir selbst gesucht haben
Wir wissen aus eigener Erfahrung, wie frustrierend es ist, auf wichtige Post zu warten, niemanden zu erreichen oder sich um vertrauliche Dokumente sorgen zu müssen. Deshalb bauen wir Spitzoffice so auf, wie wir es damals selbst gebraucht hätten: mit zuverlässiger Postannahme, schneller Bearbeitung, persönlicher Erreichbarkeit, transparenten Preisen und eigenen Standorten.
Wir dokumentieren und prüfen unsere Abläufe und richten unser Qualitätsmanagement an den Anforderungen der ISO 9001 aus. Eine entsprechende Zertifizierung wird derzeit vorbereitet. Personenbezogene Daten und vertrauliche Geschäftspost behandeln wir nach den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung.
